Allfa Documents

Allfa Documents ist ein Archivsystem zur Erfassung und Archivierung von Plänen und Dokumenten von Gebäuden, Liegenschaften oder Anlagen


Mit Allfa Documents haben Sie die Möglichkeit, Ihre Dokumente in Papierform und/oder in elektronischer Form
strukturiert zu archivieren. Dadurch können Sie dann ganz gezielt und schnell bestimmte Dokumente finden.

Highlights

– Kein separates Dokumenten-Management-System erforderlich
– Nur eine Benutzerverwaltung notwendig, da Allfa Documents ein in Allfa integriertes System ist
– Effizientes und zeitsparendes Finden
– Dokumentenhistorie durch Revision eindeutig nachvollziehbar
– Vereinfacht das Arbeiten bzw. Prozessunterstützung des Archivars
– Verknüpfung der Dokumente mit der räumlichen Hierarchie

Die Leistung

– Erfassung und Klassifizierung von Dokumenten und Plänen
– Schnelles Finden und gezielte Recherche nach bestimmten Dokumenten
– Versionierung der Dokumente
– Verwendung des Allfa-Rechte-Modells
– Massenimport von Dokumenten
– Unterstützung von Änderungsprozessen durch Ein– und Auschecken
– Unterstützung von Multifile-Dokumenten
– Zuordnung der Dokumente an Liegenschaften, Gebäuden und/oder Räume

Anwendungsgebiete
– Umbauplanungen
– Veränderung des Baus bzw. des Gebäudes
– Allgemeine Dokumentenverwaltung

Erfassung

– Erfassung und Klassifi zierung von Dokumenten im Planschrank
– Zuordnung der Dokumente nach
– beschreibenden Merkmalen und einer räumlichen Hierarchie
– Systematisches Ablegen der Dokumente direkt im Archivsystem
– Durch Festlegung der klassifizierten Merkmale ist jedes Dokument eindeutig identifizierbar
– Bei Bedarf können gemäß den Archiv-Rechten die Dokumente angeschaut, gedruckt oder bearbeitet werden

Veränderungsmanagement
– Durch die Ein– und Auscheck-Funktion wird gewährleistet, dass die Bearbeitung nur durch nur eine Person durchgeführt werden kann
– Erstellung von Revision, d.h. Änderungen der Dokumente werden gezielt als neue Revision gespeichert und abgebildet
– Jede Änderung der Dokumente ist durch die Revision eindeutig und historisch nachvollziehbar

Recherche
– Schnelle Planrecherche anhand von Planmerkmalen (Schlagworten/Indexdaten) oder nach der räumlichen Hierarchie
– Übersichtliche Anschauung der Rechercheergebnisse
– Ausdruck und Versand der Rechercheergebnisse möglich
– Direkt aus Allfa ist eine Recherche im Planarchiv auf räumliche Hierarchie durchführbar
– Als Ergebnis erhält man die zu einer Position (Standort, Liegenschaft, Gebäude, Stockwerk oder Raum) zugeordneten Pläne und Planinformationen
– Gezielte, eindeutige und klassifizierte Recherche möglich

Import und Export
– Durch die Export-Funktion können gezielt die aktuellen Dokumente und Pläne auf die Festplatte exportiert werden
Automatische Erzeugung eines Inhaltsverzeichnisses der exportierten Daten
– Die herausgefilterten und exportierten Daten können z.B. als CD oder DVD gebrannt werden
– Kontrollierte Übergabe von externen Planungspartnern oder Auftragnehmern sichergestellt
– Bei der Erfassung von Massendaten besteht die Möglichkeit eines Excel-Imports
– Schnelle Erfassung von Massendaten möglich
– Erfassung der Grunddaten ohne Datenbank möglich

TIP: Benötigen Sie weitere Informationen oder sind Sie an einem persönlichen Gespräch interessiert? Dann rufen Sie uns an unter (0711) 90099-0. Aktuelle Termine zu unseren Veranstaltungen erhalten Sie im Internet unter www.allplan.net