Geordnete Ablage

DocuWare führt alle Dokumente, gleich welcher Herkunft, nach einheitlichen Kriterien im gemeinsamen Dokumenten-Pool, den so genannten Archiven, zusammen. Das gilt für kaufmännische Belege, unabhängig davon, ob gescannt oder aus der eigenen EDV übernommen, für Briefe, Pläne, Bilder und umfangreiche Dokumentationen ebenso wie für E-Mails und Office-Dateien.

Offene Standards für Dokumente und Indexdaten
Die Speicherung der Dokumentdateien im Archiv erfolgt entweder im Originalformat oder über den Druckertreiber TIFFMAKER als TIFF- oder PNG-Abbild.
Zu jeder Dokumentdatei wird eine Metadatei im XML-Format abgelegt. Sie nimmt Markups, elektronische Stempel, Signaturen sowie ein Duplikat der Kategorisierungs- und Indexdaten des jeweiligen Dokuments auf. Hauptspeicherort für die Kategorisierungs- und Indexdaten ist eine relationale Datenbank, die auf die jeweiligen Dokumentdateien verweist. Sie gewährleistet, dass alle Dokumente schnell und sicher wieder gefunden werden, bei Bedarf kann sie um einen Volltextindex ergänzt werden.

Automatische Ordnung
Teils in der Basisversion, teils über Zusatzmodule bietet DocuWare vielfältige Möglichkeiten, Indexinformationen aus externen Quellen wie Textdateien, Datenbanken oder Adressbüchern automatisch zu integrieren und damit die korrekte Kategorisierung und Indexvergabe zu vereinfachen.

Bedarfsgerechte Speichersysteme
DocuWare-Archive speichern Dokumente vom Stadium der Erfassung oder Erstellung über die Bearbeitung bis zum Ende der Langzeitarchivierung. Alle gängigen Speichertechnologien werden unterstützt: von einfachen Festplatten- oder RAID-Systemen, CD, DVD und WORM im manuellen oder Jukebox-Betrieb, über Content Addressed Storage (CAS) bis hin zu Storage Area Network (SAN) Lösungen. Das integrierte Hierarchische Speichermanagement (HSM) sorgt dafür, dass die Dokumente entsprechend ihres Stadiums, Zugriffshäufigkeit oder gesetzlichen Anforderungen automatisch auf das jeweils am besten geeignete Speichermedium übertragen werden.

Selbsttragende Archive
Alle oder ausgewählte Dokumente eines Archivs können von CD/DVD gelesen werden, ohne dass am Rechner des Benutzers ein DocuWare-Client oder Software zum Anzeigen der Dokumente vorhanden sein muss. So lassen sich Kataloge, Listen oder technische Zeichnungen leicht auf CD/DVD auch an Kunden oder Partner verteilen, die kein DocuWare-System installiert haben.

TIP: Benötigen Sie weitere Informationen oder sind Sie an einem persönlichen Gespräch interessiert? Dann rufen Sie uns an unter (0711) 90099-0. Aktuelle Termine zu unseren Veranstaltungen erhalten Sie im Internet unter www.allplan.net