Allfa Documents ist ein Archivsystem zur Erfassung und Archivierung von Plänen und Dokumenten von Gebäuden, Liegenschaften oder Anlagen
Mit Allfa Documents haben Sie die Möglichkeit, Ihre Dokumente in Papierform und/oder in elektronischer Form
strukturiert zu archivieren. Dadurch können Sie dann ganz gezielt und schnell bestimmte Dokumente finden.
Highlights
- Kein separates Dokumenten-Management-System erforderlich
- Nur eine Benutzerverwaltung notwendig, da Allfa Documents ein in Allfa integriertes System ist
- Effizientes und zeitsparendes Finden
- Dokumentenhistorie durch Revision eindeutig nachvollziehbar
- Vereinfacht das Arbeiten bzw. Prozessunterstützung des Archivars
- Verknüpfung der Dokumente mit der räumlichen Hierarchie
Die Leistung
- Erfassung und Klassifizierung von Dokumenten und Plänen
- Schnelles Finden und gezielte Recherche nach bestimmten Dokumenten
- Versionierung der Dokumente
- Verwendung des Allfa-Rechte-Modells
- Massenimport von Dokumenten
- Unterstützung von Änderungsprozessen durch Ein– und Auschecken
- Unterstützung von Multifile-Dokumenten
- Zuordnung der Dokumente an Liegenschaften, Gebäuden und/oder Räume
Anwendungsgebiete
- Umbauplanungen
- Veränderung des Baus bzw. des Gebäudes
- Allgemeine Dokumentenverwaltung
Erfassung
- Erfassung und Klassifi zierung von Dokumenten im Planschrank
- Zuordnung der Dokumente nach
- beschreibenden Merkmalen und einer räumlichen Hierarchie
- Systematisches Ablegen der Dokumente direkt im Archivsystem
- Durch Festlegung der klassifizierten Merkmale ist jedes Dokument eindeutig identifizierbar
- Bei Bedarf können gemäß den Archiv-Rechten die Dokumente angeschaut, gedruckt oder bearbeitet werden
Veränderungsmanagement
- Durch die Ein– und Auscheck-Funktion wird gewährleistet, dass die Bearbeitung nur durch nur eine Person durchgeführt werden kann
- Erstellung von Revision, d.h. Änderungen der Dokumente werden gezielt als neue Revision gespeichert und abgebildet
- Jede Änderung der Dokumente ist durch die Revision eindeutig und historisch nachvollziehbar
Recherche
- Schnelle Planrecherche anhand von Planmerkmalen (Schlagworten/Indexdaten) oder nach der räumlichen Hierarchie
- Übersichtliche Anschauung der Rechercheergebnisse
- Ausdruck und Versand der Rechercheergebnisse möglich
- Direkt aus Allfa ist eine Recherche im Planarchiv auf räumliche Hierarchie durchführbar
- Als Ergebnis erhält man die zu einer Position (Standort, Liegenschaft, Gebäude, Stockwerk oder Raum) zugeordneten Pläne und Planinformationen
- Gezielte, eindeutige und klassifizierte Recherche möglich
Import und Export
- Durch die Export-Funktion können gezielt die aktuellen Dokumente und Pläne auf die Festplatte exportiert werden
Automatische Erzeugung eines Inhaltsverzeichnisses der exportierten Daten
- Die herausgefilterten und exportierten Daten können z.B. als CD oder DVD gebrannt werden
- Kontrollierte Übergabe von externen Planungspartnern oder Auftragnehmern sichergestellt
- Bei der Erfassung von Massendaten besteht die Möglichkeit eines Excel-Imports
- Schnelle Erfassung von Massendaten möglich
- Erfassung der Grunddaten ohne Datenbank möglich
TIP: Benötigen Sie weitere Informationen oder sind Sie an einem persönlichen Gespräch interessiert? Dann rufen Sie uns an unter (0711) 90099-0. Aktuelle Termine zu unseren Veranstaltungen erhalten Sie im Internet unter www.allplan.net
